Meest gemaakte fouten

Sinds de eerste activiteiten van de Graaff Consult ben ik diverse fouten tegengekomen wat betreft de administratie van bedrijven. Om te voorkomen dat jij dezelfde fouten maakt heb ik de meest gemaakte fouten op een rijtje gezet.

1) Eisen dat je klanten binnen 14 dagen betalen

Let hiermee goed op, de wettelijke betaaltermijn is namelijk 30 dagen. Wanneer je erg aandringt op het voldoen van de gestuurde facturen binnen 14 dagen kan je problemen krijgen.

2) Versturen van facturen vanuit Word/Excel

Bij het versturen van facturen vanuit Word of Excel is een foutje snel gemaakt. Beter is daarom om gebruik te maken van een goed boekhoudprogramma. Online factureren is daarmee binnen een paar klikken geregeld.

3) Niet registreren van kilometers

Kilometers mag je met 19 cent exclusief BTW als kosten opvoeren in je boekhouding. Dit kan je honderden euro’s per jaar besparen. Zorg er daarom goed voor dat je kilometeradministratie op orde is en dat je alles bijhoudt.

4) Opvoeren van eten als kosten

Hoewel het misschien makkelijk is mag het niet altijd: het opvoeren van eten als kosten. Let hier goed bij op, want het kan je op boetes komen te staan! De Belastingdienst geeft duidelijke uitleg over wat je wel en niet mag opvoeren als kosten.

5) Niet bijhouden van uren

Wanneer je als zelfstandige ondernemer werkt is het verplicht aan de urennorm te voldoen voordat je gebruik kan maken van aftrekposten. Je moet dan ook kunnen aantonen dat je het aantal uren hebt gemaakt. Houdt daarom altijd je gemaakte uren bij, de Belastingdienst kan immers op controle komen!

6) Het niet opslaan van je administratie

Na meerdere jaren moet je je administratie aan de Belastingdienst kunnen tonen. Elke ondernemer heeft zich te houden aan de bewaarplicht. Zorg er dus voor dat je je administratie bewaard!

7) Het niet gebruiken van CRM software

Met de juiste CRM software zorg je als organisatie dat je je klanten achter de schermen goed kan beheren. Met aantekeningen en gegevens kan je je klanten sneller helpen en leer je ze beter kennen. CRM software is een must voor elke onderneming en kan je veel geld opleveren.

Heb jij vragen? Of ergens hulp bij nodig? Schroom dan niet om contact met mij op te nemen!

Tip: wil je het juiste urenregistratie pakket vinden? De urenregistratie ZZP pagina van Urenregistratie Software Vergelijken biedt de juiste oplossing!

Vorderingen naar een incassobureau: wat zijn de regels?

Geregeld hoor ik van cliënten dat hun klanten de verstuurde facturen enorm laat of soms zelfs niet voldoen. Dit heeft nadelige gevolgen, aangezien de cashflow van een onderneming op deze manier verkleind wordt. Daarnaast hebben bedrijven zich te houden aan het gestelde wettelijke betaaltermijn van ten minste 30 dagen. Wanneer een klant zijn/haar facturen niet voldoet kan het soms goed zijn de vordering uit handen te geven aan een incassobureau. Om alles helder op een rij te hebben, staan hieronder de stappen en regels naar het uithanden geven van een vordering.

Eerste herinnering

Na het verstrijken van de betaaltermijn dien je je klant een eerste herinnering te sturen. Hierin vermeld je de datum waarop de factuur verstuurd is, begrip voor de situatie (“Het kan zijn dat de factuur aan uw aandacht is ontsnapt.”) en vraag je om de factuur binnen een bepaalde periode (bijvoorbeeld 14 dagen) te voldoen.

Tweede herinnering

Wanneer na de eerste herinnering de factuur nog niet is voldaan dien je een tweede herinnering te sturen. Vermeldt hierin de factuurdatum en de datum van de eerste verstuurde herinnering. Het is goed om tijdens deze tweede herinnering iets meer druk op de klant te zetten. Vermeld ook hierbij weer het aantal dagen waarbinnen de vordering voldaan moet worden.

Aanmaning

Mocht de klant de factuur nog steeds niet hebben voldaan, dan dien je een aanmaning te sturen. Vermeld hierin op welke data de vorige twee herinneringen zijn verstuurd. Vermeldt daarbij ook dat wanneer de klant zijn facturen niet voldoet binnen een bepaalde periode, de vordering uit handen wordt gegeven aan een incassobureau.

Let op: vergeet niet op de aanmaning te vermelden dat de kosten voor het uit handen geven van de vordering aan het incassobureau verhaalt zullen worden op je klant!